仕事でよくやるのが相手に対してのプレゼンテーションですよね。
会社説明や開発中の製品説明、それ以外にも修理の方法など色々なパターンのプレゼンテーションが行われます。
これを上手くやれるかどうかでその後の仕事のやり方や進め方に大きな違いが出てきますから、出来る限りしっかり準備して実施したいものです。
しかし、時には失敗もあります。
今回はどのような失敗で困ったことが起きたのかを書いていこうと思います。
1.資料の準備
2.お誘いのメール
3.オンラインの場合、対面の場合
4.質疑応答
5.まとめ
資料の準備
資料というかプレゼンで使って説明するためのものは、Power Point (Microsoft)を使います。
今まで準備した中でこのソフトが1番使いやすいしまとめやすかったです。
まずは日本語で全部完成させてから英語に翻訳していくのですが、私のやるプレゼンは技術的な製品説明の場合が多いので言葉が特殊になってしまいます。
日本語で作り上げた資料でも特殊な専門用語が多いので、それを翻訳するとなると更に分かりにくい言葉になってしまうので注意です。
こうなると専門用語はあまり使用せずに小学生でもわかる言葉に直すほうが伝わりやすい場合があります。
でも、あまり幼稚な言葉ばかりになると、これもわかりにくくなってしまうのでどうしたものかと悩みながら作成する場合がほとんどですね。
出来上がってから社内のスタッフで英語が堪能な方にチェックしてもらうのですが、やはりそもそもの日本語の説明から理解できていない場合があり、どんな状態でどのように使ったらどういう結果になるとかの製品の使い方から説明が必要でした。
つまり、英語を話せる人でもビジネスの専門用語になるとかなり困難なことがわかります。
そもそも日常会話すらスラスラ話せない人がプレゼンの資料を作るなどというのは無理があるんです。
しかし、結果から言うとモチは餅屋で実際の説明会では彼らはもっと簡単な言葉で理解していました。
油圧シリンダのロッドが伸びるなどは、Cylinder ON で通じるようです。
わからないならいつも使っている彼らに聞くのが一番正確だと理解しました。
それ以来、複雑に考えずにとりあえず資料は簡単に作って、それを見ながら、これで理解できるか？を確認しながら専門用語は積み重ねて覚えるようにしましたね。
お誘いのメール
資料が出来たら次は会議案内です。
ほとんどがEメールで済ませられますが、メールってどのように書いたら良いのか迷いますよね。
私は自社系列の技術者相手になりますので、顔も知った仲です。
少々間違っていても特に何も言われることはありません。
そもそも始まりは交流を深めるためにも定期的に会議をしようということで情報交換の意味もあって開催されます。
そのために、いつも時期が決まっているのでそろそろ会議しませんか～、議題はありますか～、って感じの案内メールを打つんですね。
殆どの場合が日本に集まってもらっての会議になりますので、ホテルの手配や移動の方法、日程決めなど何度かやりとりが必要になります。
いきなり来週集まりますか？なんていう訳には行きませんから、数ヶ月くらい前からの準備になります。
食事の種類や誰が連れて行くのかなどもこちらサイドでは決めなくてはいけません。
大体三泊くらいはしますので、朝はホテルの朝食でしょうから、お昼のメニューと夜の食事会場、それに誰を付けるかを決めていきます。
特に人の手配は、こちらがわが一人だけだと寂しいので3~5人くらいあてがって英語が大丈夫な方を最低1名は入れます。
しかし、食事が盛り上がると大抵は何とかなるもので分からないながらも楽しく食事は出来ますね。
私なんかお前は昼間は黙っているくせに夜になると言葉が堪能になるな、などと野次られた事もありますｗｗｗ
オンラインの場合、対面の場合
プレゼンをするにあたっては、資料を作りこんでの会議から、とりあえず話だけでもすぐに始めたいという軽いものまで幾つかあります。
軽い場合はオンラインで事足りますが、来日しての会議や海外へ訪問しての会議になると、しっかりした準備の元で行う必要があります。
今はＳｋｙｐｅなどがあるので画面共有しながら打ち合わせが出来るようになっているのでかなりやりやすくなりました。
顔も見えるので表情から理解度がわかるし、故障した製品をビデオでみながら修理診断していく事まで出来るようになりましたね。
昔はオンラインというか電話のみだったので、本当に苦労しました。
英語は言葉だけで聞くとレベルが数倍になるくらい難しくなりますよね。
そこに専門用語が飛び交うのだから何言っているかわからない場合がほとんどです。
とりあえずメールくれといってその場を凌ぐことがほとんどでした・・・
対面での顔を見ながらだと上手く話せなくても予想と読み取る事を駆使すれば何とか通じることもありますから、慣れないうちはこれを上手く利用する手は無いでしょう。
質疑応答
プレゼンや会議をした時に必ずあるのが質疑応答です。
これは予め用意されていた質問でも無い限りその場で考えて回答しなければなりません。
英会話できない時は対面だと凄く困ったことになります。
パソコンをそばにおいて翻訳していく手もありますが、もどかしいですよね。
時間が掛かるし。
オンラインで画面越しでも同じですが、オンラインの場合チャットにしてもらえれば文字で会話しますので翻訳して返すことが出来ます。
今は色々なアイテムやアプリがあるのでオンタイムで翻訳も出来ますがあまり多用するのも印象は良くないと思いますね。
翻訳が正しく出来ているとも限りませんし誤解されると取り返しがつかなくなる場合も考えられます。
まとめ
今回はプレゼンテーションや会議での困った体験を書きましたが、どれが確実かと言えば、話せる人と一緒に会議に出てもらうのが一番でしょうね。
しかしいつまでも他人に頼ると自分の意見が言いたい時に言えないので、一緒にいてくれた人が席を外すと長い沈黙合戦が始まります。
相手の人はわざわざ来日までしているので、何か聞きたいことがあれば会議の合間を使って質問してくる時があります。
その時に一人で何も出来ないよりは積極的に話しかけて、むしろ普段聞けない相手の情報や様子を聞いてみるくらいのことをしたほうが良いでしょう。
せっかくの機会なのはお互い様です。
今回がダメだった、話せなかったとしても次回はもっと話しかけて情報を得る動きをしたいものですね。
次回に向けて語学学習をするならオンラインが最適です。
今なら昔と違ってかなりお得な値段でレッスンを受ける事が出来ます。
何も出向いてやる必要はありません。
在宅で何でも出来るようになった今だからこそ昔と違って手軽に始めることが出来ます。
どんな感じなのか不安なら体験だけでもしてみたらどうでしょうか？
今やらないと次の会議の時も英語出来る人についてまわる金魚のフンですよ。
オンラインの先生は沢山居ます。
もしも最初の印象が良くないとしても次からは選ばなければ良いし、少なくとも数人は違う人も体験してみて様子を見るのがいいですね。
沢山のタイプを経験したほうがヒアリングの幅が広がりますし、微妙にニュアンスが違うのが会話の勉強としては持って来いだと考えます。
さあ、悩んでいるなら一歩踏み出してみる勇気を持ちましょう！
止まっていては、悩んでいては何も進みません。
案外良い結果がでるかもしれませんよ！
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